Für viele kleine Unternehmen und Selbstständige steht ein Umbruch an: Die vertraute Rechnungssoftware DATEV Faktura wird eingestellt, und zugleich wird die elektronische Rechnung im B2B-Geschäft zur Pflicht. Wer bisher bequem seine Rechnungen am Desktop geschrieben hat, muss sich also ohnehin umstellen – und sollte die Gelegenheit nutzen, gleich auf eine Lösung zu wechseln, die den gesetzlichen Anforderungen von Anfang an gerecht wird. Als IT-Dienstleister begleiten wir bei RamzX diesen Umzug und bieten dafür eine eigene, in Deutschland betriebene E-Rechnungs-Plattform an.
Dieser Beitrag ordnet ein, was auf Betriebe zukommt: der Zeitplan der E-Rechnungspflicht, das Ende von DATEV Faktura, worauf es bei einer Alternative ankommt – und wie der Umstieg ohne Datenverlust gelingt.
Die E-Rechnungspflicht im Überblick
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Wichtig ist: Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD), den Software automatisch verarbeiten kann. Der Zeitplan in Grundzügen:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt bereits heute für alle.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen auch versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.
Die Empfangspflicht ist also schon aktiv; die Versandpflicht rückt näher. Wer jetzt umstellt, ist vorbereitet, statt später unter Zeitdruck zu geraten.
Das Ende von DATEV Faktura
Parallel dazu stellt DATEV seine Desktop-Lösung Faktura zum Ende des Jahres 2026 ein; der Nachfolger ist stärker auf Cloud- und Kanzleianbindung ausgerichtet. Für viele kleine Betriebe, die Faktura schlicht als einfaches Rechnungsprogramm genutzt haben, bedeutet das: Sie brauchen ohnehin eine neue Lösung. Statt notgedrungen zum nächstbesten Produkt zu greifen, lohnt der bewusste Wechsel zu einer Software, die E-Rechnung, saubere Datenhaltung und einen fairen Preis verbindet.
Worauf es bei einer Alternative ankommt
Nicht jede Rechnungssoftware ist gleich gut für die neue Lage geeignet. Diese Punkte sollten Sie prüfen:
- Echte E-Rechnung: Erstellung und Empfang von XRechnung und ZUGFeRD, nicht nur PDF-Export.
- Datenhaltung in Deutschland und DSGVO-konforme Verarbeitung.
- Vollständiger Export Ihrer Daten – damit Sie nie wieder in einem Lock-in landen.
- GoBD-gerechte Aufbewahrung der Rechnungen über die gesetzliche Frist.
- Faire, planbare Preise statt undurchsichtiger Paketstaffeln.
- Anbindung an die Buchhaltung bzw. den Steuerberater über gängige Austauschformate.
Gerade der Datenexport ist entscheidend: Ihre Rechnungshistorie gehört Ihnen, und ein Wechsel darf nie bedeuten, dass Sie den Zugriff darauf verlieren.
Unsere E-Rechnungs-Plattform
Weil wir bei der Suche nach einer wirklich schlanken, datenschutzfreundlichen Lösung immer wieder auf Kompromisse gestoßen sind, haben wir eine eigene E-Rechnungs-Plattform entwickelt. Sie ist auf genau diese Anforderungen ausgelegt:
- Erstellen und Empfangen von XRechnung und ZUGFeRD
- Serverstandort Deutschland, DSGVO-konform
- Vollständiger Export aller Daten jederzeit – kein Lock-in
- Angelehnt an einen Open-Core-Gedanken: ein offener, nachvollziehbarer Kern
- Faire Preise ohne versteckte Staffeln
So entsteht eine Lösung, die nicht nur die Pflicht erfüllt, sondern den Rechnungsalltag spürbar vereinfacht.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Bei der E-Rechnung begegnen Ihnen zwei Formate, die beide gesetzeskonform sind, aber unterschiedlich aufgebaut:
XRechnung
• reiner strukturierter Datensatz (XML)
• für Menschen ohne Hilfsprogramm kaum lesbar
• Standard vor allem im öffentlichen Auftragswesen
ZUGFeRD
• Hybrid: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten
• für den Menschen als PDF lesbar UND maschinell auswertbar
• praktisch im B2B-Alltag und beim Übergang
Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD im Alltag angenehmer, weil der Empfänger das vertraute PDF sieht und die Software zugleich die strukturierten Daten erhält. Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, braucht häufig XRechnung. Eine gute Lösung beherrscht beide Formate und lässt Sie je Empfänger das passende wählen – darum müssen Sie sich beim Schreiben der Rechnung dann nicht mehr kümmern.
So gelingt der Umstieg mit RamzX
Der Wechsel der Rechnungssoftware ist der Moment, in dem Daten verloren gehen können – wenn er schlecht gemacht ist. Als IT-Dienstleister übernehmen wir den Umzug als geführten Prozess:
Umstieg von DATEV Faktura – typischer Ablauf:
1. Bestandsaufnahme: Kunden, Artikel, offene Posten, Nummernkreise
2. Export der Daten aus der Altsoftware
3. Übernahme in die neue Plattform (Stammdaten, Historie)
4. Einrichtung E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), Steuerberater-Anbindung
5. Testlauf mit echten Rechnungen, Schulung
6. Produktivstart – die Altsoftware bleibt nur noch als Archiv
Wir achten dabei besonders auf die lückenlose Übernahme der Rechnungshistorie und die korrekte Fortführung der Rechnungsnummern – zwei Punkte, an denen schnelle Umzüge oft scheitern.
Zeitplan: Warum jetzt handeln?
Der Reflex, bis zur letzten Minute zu warten, rächt sich hier. Zum einen läuft DATEV Faktura Ende 2026 aus; zum anderen rückt die Versandpflicht 2027/2028 näher. Wer frühzeitig umstellt, hat zwei Vorteile: Er kann den Wechsel in Ruhe und ohne Betriebsunterbrechung planen, und er sammelt bereits Routine mit der E-Rechnung, bevor sie zur Pflicht wird. Ein Umstieg unter Zeitdruck kurz vor einem Stichtag dagegen erhöht das Risiko von Datenverlust und Fehlern. Die ruhige Umstellung heute ist fast immer günstiger als die hektische morgen.
FAQ
Ist ein PDF per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), den Software automatisch auslesen kann. Ein reines PDF erfüllt die Anforderung nicht.
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen versenden?
Empfangen ja – das gilt seit 2025 für alle. Die Versandpflicht kommt ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. ab 2028 für alle. Vorbereitet sein lohnt sich bereits heute.
Gehen beim Wechsel von DATEV Faktura Daten verloren?
Nicht, wenn der Umzug geführt abläuft. Wir übernehmen Stammdaten und Rechnungshistorie und führen die Nummernkreise korrekt fort.
Bleiben meine Daten in Deutschland?
Ja. Unsere Plattform wird in Deutschland betrieben und ist DSGVO-konform; Sie können Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren.
Fazit
Das Ende von DATEV Faktura und die näher rückende E-Rechnungspflicht treffen viele Betriebe gleichzeitig – wer beides zusammen angeht, spart sich eine doppelte Umstellung. Entscheidend sind echte E-Rechnung, Datenhaltung in Deutschland, offener Export ohne Lock-in und ein geführter Umzug ohne Datenverlust. Mit unserer eigenen Plattform und der Begleitung als IT-Dienstleister machen wir aus einer Pflicht einen Schritt nach vorn – in Ruhe geplant, bevor der Stichtag drängt.
Wir begleiten Ihren Umstieg von DATEV Faktura auf eine E-Rechnungs-Lösung – als IT-Dienstleister in Heidelberg und der Rhein-Neckar-Region. Beratung anfragen oder mehr zu unseren Leistungen.